Как повысить эффективность рабочего времени?

То, что прибыль компании напрямую зависит от производительности труда всех её сотрудников, а производительность от эффективного использования рабочего времени – это аксиома, не требующая доказательств.

Чтобы дойти до сути этого вопроса стоит начать с того, что в 2015 году компания DraugiemGroup провела с помощью специализированной компьютерной программы исследование структуры рабочего времени офисных сотрудников.

Эти исследования показали, что эффективность рабочего времени зависит от алгоритма рабочего дня. Человеческий мозг не может работать постоянно в аварийном режиме, ему для отдыха и восстановления энергетического баланса необходимо 17 минут после каждого часа работы. Если взять продолжительность рабочего дня офисных работников – 8 часов, то на отдых мозгу необходимо 119 минут, то есть – 2 часа без одной минуты.

 

Перерыв в работе.

Обеденный перерыв занимает 30-60 минут, остальное время работник использует по своему усмотрению.

И здесь имеет существенное значение три момента:

  • Либо это активный перерыв в работе, то есть осознанно контролируемое переключение деятельности, когда человек понимает, что его продуктивность снижается и вовремя переходит в режим отдыха и восстановления истраченной энергии, а затем вновь включается в рабочий ритм. Это здоровый механизм сохранения продуктивности.
  • Либо это стремление работника волевым усилием преодолеть утомление мозга и продолжать деятельность, применяя при этом различные стимуляторы. В результате такого не рационального использования, мозг устает настолько, что полностью теряет свою продуктивность, и надолго отключается. Этот не здоровый механизм ведет в дебри синдрома хронической усталости - выйти из состояния переутомления гораздо труднее, чем войти в него!
  • Кроме этих вполне осознаваемых перерывов в работе, у мозга есть еще инстинктивный механизм защиты от утомления. Мозг самопроизвольно отключается на несколько секунд или даже минут через 15 – 30 минут удержания активного внимания на рабочей задаче и начинает продуцировать посторонние мысли - психологический феномен «блуждающего сознания». Это состояние у каждого индивидуально и время активного внимания, и время защитного его отключения.

Учитывая эти особенности работы мозга, и делая предположение, что каждый работник придерживается здорового механизма распределения времени максимальной нагрузки на мозг и восстановления его энергетического баланса, то можно с полной уверенностью сказать: на выполнение рабочих задач остается – 6 часов + 1 минута! Анализ эффективности рабочего времени показывает, что возможны потери рабочего времени и в эти часы.

И потери эти связаны не только с плохим планированием трудового дня самими сотрудниками, с их неорганизованностью или с нарушениями трудовой дисциплины, но и происходит от тех внешних помех, которые возникают в течение рабочего времени и от сотрудника никак не зависят.

 

Эффективность.

Рабочее время - это ограниченный энергетический ресурс, его нельзя растянуть, накопить, передать, купить! Оно уходит безвозвратно, расходуется быстро, провоцируя при нечеткой его организации потерю продуктивности всей компании в целом.

Что предпринять для повышения эффективности рабочего времени? Ответ простой:

  • Необходимо посчитать количественные потери рабочего времени!
  • Необходимо выяснить основные причины этих временных потерь!
  • И уже потом принимать меры к их устранению! 

 

Онлайн сервис

Для анализа временных потерь офисных сотрудников на рабочем месте предлагаем онлайн сервис, который предназначен для тог, чтобы :

  • Выявить основные моменты личной неорганизованности сотрудников, которая часто имеет несколько причин, относящихся по своей структуре к причинам внутренним, и зависящим только от самого сотрудника - для этой цели в программе используется тест.
  • Выявить недостатки организации бизнес - процессов, способствующие потере рабочего времени – затяжные совещания, частое переключение сотрудников на другие виды работы волевым решением руководства, отсутствие быстрой передачи информации между отделами – внешние причины, которые не зависят от сотрудника, для этой цели используется самостоятельное заполнение сотрудником листка «дневных» помех.
  • Выявить внешние причины потери рабочего времени, которые зависят от третьих лиц или от непредвиденного случая.

 

Навык самоконтроля

Навык самоконтроля - решающий фактор повышения эффективности рабочего времени.

Кроме чисто практических целей – просчитать временные потери рабочего дня, есть у программы еще одна задача , связанная с приобретением сотрудниками и укреплением у них определенных навыков самоконтроля, направленных на постоянную оценку эффективности своего рабочего времени и планирование рабочего дня.

И чтобы понять, о чем идет речь, стоит обратиться к самой сути человеческой натуры - люди любят играть в разные игры! И в том числе и с самим собой. Одна из таких игр состоит в том, что человек заявляет окружающим и самому себе, что в любой момент готов начать - заниматься спортом, учить иностранный язык, вести здоровый образ жизни и в том числе и начать следить за своей личной эффективностью на рабочем месте. Но человек не всегда осознает всю глубину мотивов, которые побуждают его «начать», и часто ускользает всеми правдами и неправдами от активных действий, чтобы действительно «начать», не говоря уже о том, чтобы продолжить начинание и довести его до победного конца!

Антитезис состоит в том, что необходимо стимулировать человека к тому, чтобы он сумел начать, продолжить и закрепить навык!

Предлагаемый онлайн сервис и есть такой стимул:

  • Необходимо создать «доминанту» в головном мозгу у каждого сотрудника, настроенную на самоконтроль, потому что, к сожалению, удерживать себя самостоятельно в состоянии постоянного контроля человек не всегда способен. Все мы в разной степени страдаем синдромом «откладывания» - начну с понедельника! С этого, со следующего, и опять со следующего, и так, иногда, до бесконечности! И в подобной ситуации часто требуется внешний толчок и постоянная система контроля!
  • Необходимо внедрить в сознание сотрудников понимание того, что вести учет временных затрат на рабочем месте полезно в первую очередь для них самих. Эффективное использование рабочего времени – это не только возможность получения высокой оплаты труда и продвижения в карьере, но и забота о сохранении собственного здоровья, это профилактика синдрома хронической усталости и профессионального выгорания.

Люди склонны верить по - настоящему лишь в свершившийся факт, который не требует многочисленных слов и поучений. В такой факт – доказательство, который нагляден, и самое главное не оспорим! Пройденный самими сотрудниками офиса тест и самостоятельно заполненная таблица «дневных помех» при проведении анализа эффективности рабочего времени – это, безусловно, та яркая и показательная наглядность, в которую не возможно не поверить!

Такой факт, в котором принимают участие сами сотрудники, может быть сознательно принят, без попытки оправдания и использования различных отговорок, и соответственно - критически переработан.

О методике

Методику повышения самоконтроля при правильном её применении можно смело назвать стимулятором в формировании навыка, который начинает действовать в автоматическом режиме и способствовать повышению эффективности использования рабочего времени, без необходимости уделять этому специальное внимание со стороны сотрудников.

И к тому же, что очень важно и полезно в режиме управления рабочими коллективами, без постоянного внешнего контроля и подталкивании, которые зачастую вызывают скрытое недовольство и сопротивление. Работника начинает вести за собой автоматизированный навык, который становиться внутренне принятой программой действия, и основная установка которого - работать четко, не теряя напрасно ни единой минуты рабочего времени!

 

 

Общие вопросы

 

 

Покупка

Для осуществления оплаты пожалуйста ВОЙДИТЕ или ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ
После регистрации вы немедленно получите тестовый доступ сроком на 3 дня

Отзывы